IT-investeringsplanning: nooit meer verrast door je IT-kosten
Een nieuwe server, laptops die tegelijk op zijn, of een licentie die ineens duurder wordt. Met een eenvoudig plan zie je het aankomen.
In 5 stappen
Van een eerste overzicht tot een plan voor drie jaar vooruit.
Gratis Excel-template
Met automatische berekening van het vervangjaar en een totaal per jaar.
Check in 2 minuten
Zie hoeveel grip je hebt op je IT-kosten, met tips en een PDF.
Waarom worden bedrijven verrast door IT-kosten?
De meeste organisaties hebben een budget voor dit jaar, maar geen beeld van de jaren daarna. Meestal gaat het mis op een van deze vier punten.
Geen overzicht voor meerdere jaren
Je weet wat IT dit jaar kost, maar niet wat er de komende jaren aankomt.
Vergeten hardware
De server of een stapel laptops is ineens op, en moet tegelijk vervangen worden.
Licenties die duurder worden
Een prijsverhoging zie je pas als de factuur binnenkomt.
Pas kiezen als het moet
Er wordt pas besloten als iets kapot is. Dan is er geen tijd om te vergelijken.
Een eenvoudig plan op één A4 voorkomt de meeste verrassingen.
In 5 stappen een IT-investeringsplan
Je hebt geen ingewikkelde software nodig. Een spreadsheet en een uurtje om te beginnen zijn genoeg.
Begin met een overzicht
Zet alles op een rij in drie groepen: hardware, software en verbeteringen. Een spreadsheet in Excel of Google Sheets is genoeg. Noteer per regel:
- het apparaat of pakket, en wie het gebruikt
- de aankoopdatum en de levensduur
- het jaar waarin het vervangen moet worden
- een schatting van de kosten, met 10 tot 20 procent buffer
Tip: werk het overzicht minimaal één keer per jaar bij, en vraag je IT-partner wat er de komende jaren afloopt. Die heeft vaak een beter beeld.
Hardware en levensduur
Neem alles mee, van de internetverbinding tot de laptop op het bureau. Dit zijn de termijnen die wij adviseren:
| Apparaat | Advies levensduur |
|---|---|
| Modem of router | 5 jaar |
| Switches | 5 jaar |
| Server | 5 jaar |
| NAS | 5 tot 7 jaar |
| Wifi-punten | 5 tot 7 jaar |
| Printers | 5 tot 7 jaar |
| Werkplek (laptop en scherm) | 5 tot 7 jaar |
| Centrale schermen | 7 jaar |
Tip: het serienummer vertelt veel. Op de site van de fabrikant, zoals HP, Dell of Lenovo, vind je de aankoopdatum en de garantie. Geef apparaten ook een label: hoe erg is het als dit uitvalt?
Software en licenties
Sommige pakketten zijn een abonnement, andere koop je eenmalig en moet je af en toe upgraden. Noteer per pakket wanneer het vervangen of bijgewerkt moet worden en wat dat kost. Denk aan:
- CRM, boekhoudpakket en planning- of projectsoftware
- software speciaal voor jullie branche
- Microsoft 365 of Google Workspace
- beveiliging, zoals virusbescherming, tweestapsverificatie en back-up
Tip: werk je met oude of zelfgebouwde software? Vraag de leverancier hoe lang die nog updates krijgt. Software zonder updates is een groeiend risico.
Neem verbeteringen mee
Plannen van de organisatie vragen vaak ook iets van je IT. Denk aan:
- werkprocessen automatiseren
- extra of nieuwe werkplekken
- betere beveiliging, zoals tweestapsverificatie of een back-up
- van een eigen server naar de cloud
- een verhuizing naar een nieuwe locatie
- een tweede internetverbinding als back-up
Tip: nieuwe software vraagt soms ook nieuwe hardware, zoals meer geheugen of een extra scherm. Neem dat mee in je plan.
Zet het in een overzicht
Maak twee versies: een lijst met alle onderdelen, en een totaal per jaar voor de begroting. Eén spreadsheet met twee tabbladen is genoeg. Zo kan dat eruitzien:
| Apparaat (gebruiker) | Geleverd | Levensduur | Vervangen in | Schatting |
|---|---|---|---|---|
| HP-server (algemeen) | 2021 | 5 jaar | 2026 | € 14.000 |
| HP-laptop (Karel) | 2022 | 5 jaar | 2027 | € 1.200 incl. randapparatuur |
| HP-laptop (Willem) | 2023 | 5 jaar | 2028 | € 1.200 incl. randapparatuur |
| Switch hoofdkantoor | 2024 | 5 jaar | 2029 | € 800 |
| Microsoft 365 (10 gebruikers) | jaarlijks | 1 jaar | elk jaar | € 2.400 per jaar |
Download onze gratis Excel-template
Met dezelfde kolommen en voorbeeldregels, een automatische berekening van het vervangjaar, een tabblad met het totaal per jaar en een grafiek die laat zien welke jaren pieken.
De investeringscheck
Hoe sta jij ervoor?
it's Sunday · 0344 760 760 · info@itssunday.nl · itssunday.nl
Zo ga je verder
Liever niet zelf bijhouden?
Voor onze klanten maken we een investeringsplan voor meerdere jaren, en we bespreken het elk half jaar. Zo weet je vooraf wanneer er iets vervangen moet worden, en wat het kost.
Veelgestelde vragen over IT-investeringsplanning
Wat is een IT-investeringsplan?
Een overzicht voor meerdere jaren van je geplande IT-uitgaven: hardware, licenties, cloud en beveiliging. Zo kun je de kosten vooraf begroten en voorkom je verrassingen.
Hoe ver moet ik vooruit plannen?
Voor het mkb is drie jaar een goede termijn: ver genoeg om de grote vervangmomenten te zien aankomen, en nog goed te schatten. Verder vooruit wordt al snel gokken.
Welke IT-kosten komen vaak onverwacht?
Hardware die op is, licenties die ineens duurder worden, en beveiligingsincidenten zoals een gijzeling of datalek. De eerste twee voorkom je met een plan.
Wat kost IT per medewerker?
Voor een complete, moderne werkplek met hardware, cloud, beveiliging en ondersteuning reken je in het mkb ongeveer € 60 tot € 120 per medewerker per maand. Dat hangt af van je branche en hoeveel risico je loopt.
Is de check echt gratis?
Ja. Je hebt geen account of e-mailadres nodig, en je antwoorden worden nergens opgeslagen.