Het is vrijdagmiddag en er moet nog een lastige mail de deur uit. Een collega plakt de mail van de klant, inclusief alle cijfers, in de gratis versie van ChatGPT: “maak hier even een net antwoord van”. Tien seconden later staat er een prima tekst. Handig. Alleen: waar staan die klantgegevens nu?
AI is in een paar jaar een gewoon onderdeel van het werk geworden. De accountant laat een rapport samenvatten, de adviseur schrijft een offerte met hulp van Copilot, het autobedrijf laat advertentieteksten voor occasions maken. Dat scheelt veel tijd, en dat mag ook.
Maar zonder afspraken weet je niet welke tools je team gebruikt en wat erin terechtkomt. Met deze vijf stappen haal je het voordeel uit AI, zonder dat de gegevens van je klanten op straat komen te liggen.
1. Weet welke AI-tools je team gebruikt
Vraag eens rond op kantoor. Grote kans dat je collega’s meer AI gebruiken dan je denkt: ChatGPT op de telefoon, een vertaaltool in de browser, een app die vergaderingen samenvat. Niemand doet dat met verkeerde bedoelingen. Het is gewoon makkelijk.
Het probleem is dat jij dan geen idee hebt waar je bedrijfsinformatie naartoe gaat. Begin daarom met een eerlijk rondje: wat gebruiken we, en waarvoor? Zonder iemand op de vingers te tikken. Dan weet je waar je staat.
2. Kies een zakelijke versie
Niet elke AI-tool gaat hetzelfde om met wat je erin stopt. Bij gratis versies kan wat je invoert worden gebruikt om het systeem verder te trainen. Zakelijke versies, zoals Copilot met je Microsoft 365-werkaccount of een zakelijk ChatGPT-abonnement, doen dat standaard niet.
Dat verschil is groot. Zeker als je met jaarcijfers, contracten of persoonsgegevens werkt. Werk je al met Microsoft 365, dan heb je vaak al toegang tot de zakelijke Copilot. IT’s Sunday kan je vertellen wat er in jullie abonnement zit.
3. Spreek af wat er wel en niet in mag
Een paar duidelijke afspraken voorkomen de meeste problemen. Denk aan:
- Gebruik alleen de AI-tools die jullie samen hebben gekozen.
- Geen BSN-nummers, bankgegevens of medische informatie in een AI-tool, ook niet in de zakelijke versie.
- Haal namen en herkenbare details weg als het niet nodig is.
- Lees altijd na wat de AI maakt voordat het naar een klant gaat.
Zet dit op één A4’tje en bespreek het in het teamoverleg. Je hoeft er geen dik beleidsstuk van te maken.
4. Zorg dat Copilot niet meer ziet dan nodig
Copilot in Microsoft 365 is slim: het zoekt in je mail, Teams en gedeelde mappen om je te helpen. Het laat alleen zien waar jij zelf al toegang toe hebt. Klinkt veilig, maar daar zit precies het risico.
In veel bedrijven staan rechten in de loop der jaren steeds ruimer. Een map met salarissen die per ongeluk voor iedereen openstaat, merkte niemand eerder op. Maar vraagt een collega Copilot “wat verdienen we hier eigenlijk?”, dan vindt Copilot die map wel.
Laat daarom vóór je met Copilot start nalopen wie waar bij kan. Dat is sowieso goed voor je beveiliging, en het voorkomt pijnlijke verrassingen.
5. Leer je team ermee werken
AI maakt fouten. Het verzint soms cijfers of bronnen die er niet zijn, en klinkt daarbij heel zeker. Wie dat weet, leest kritischer na.
Sinds 2025 vraagt de Europese AI-verordening ook dat organisaties zorgen dat medewerkers die met AI werken weten wat ze doen. Dat heet AI-geletterdheid. De regels zijn in 2026 nog aangepast, maar de kern blijft: leg je team uit wat AI wel en niet kan, en wat de afspraken zijn. Een korte uitleg in het teamoverleg is vaak al een goed begin.
Veelgestelde vragen
Mag ik klantgegevens in ChatGPT zetten?
In de gratis versie liever niet, omdat je niet weet wat er met je invoer gebeurt. Een zakelijke versie is een stuk veiliger, maar ook daar horen BSN-nummers, bankgegevens en medische informatie niet in. Je blijft zelf verantwoordelijk voor de gegevens van je klanten. Meer daarover lees je in AVG en cybersecurity: wat moet je echt geregeld hebben.
Is Copilot veilig voor mijn bedrijf?
Ja, als je het gebruikt met je zakelijke Microsoft 365-account en de rechten op je bestanden op orde zijn. Copilot ziet dan alleen wat een medewerker toch al mag zien.
Heb ik een AI-beleid nodig?
Een dik document is niet nodig. Een paar heldere afspraken op papier en een korte uitleg aan je team zijn voor de meeste bedrijven genoeg. Daarmee voldoe je ook aan de kern van wat de AI-verordening vraagt.
Tot slot
AI is geen hype meer, het is gewoon gereedschap. En net als bij ander gereedschap werkt het het best als je weet hoe je het veilig gebruikt. Met een zakelijke versie, duidelijke afspraken en je rechten op orde haal je de tijdwinst binnen, zonder zorgen over je klantgegevens.
Benieuwd hoeveel tijd jouw team kan winnen? Doe de gratis effectiviteit scan, of kom een bakje koffie drinken bij ons in Geldermalsen. Lees ook hoe we werken voor accountants, consultancy en autobedrijven.
