Je klant betaalt netjes je factuur. Alleen komt het geld nooit aan. Wat blijkt? Iemand zat ongemerkt in je mailbox mee te lezen en heeft je klant een mailtje gestuurd met een “nieuw” rekeningnummer. Het geld staat nu op de rekening van een oplichter.
Dit heet factuurfraude, en het kan elk bedrijf overkomen dat facturen of betaalverzoeken per mail verstuurt. Een accountantskantoor, een adviesbureau, een autobedrijf: voor een oplichter maakt het niet uit.
En de schade blijft niet altijd bij je klant. Begin 2026 oordeelde het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden in zo’n zaak dat het bedrijf de helft van de schade moest betalen. Het kon niet laten zien dat zijn mail goed beveiligd was.
Gelukkig maak je het oplichters met vijf afspraken en instellingen al een stuk lastiger.
1. Zet tweestapsverificatie aan op elke mailbox
Een wachtwoord alleen is niet meer genoeg. Met tweestapsverificatie bevestig je een inlog ook even op je telefoon. Een kleine moeite, maar het houdt de meeste inbraken tegen.
Zet het aan voor iedereen, ook voor gedeelde adressen als info@ en administratie@. Juist daar wordt het vaak vergeten, terwijl daar de facturen vandaan komen. Wil je nog een stap verder, lees dan hoe inloggen zonder wachtwoord werkt.
2. Zorg dat niemand namens jou kan mailen
Oplichters hoeven niet altijd in je mailbox te zitten. Soms sturen ze een mail die alleen maar lijkt te komen van jouw adres. Je klant ziet jouw naam en jouw logo, en denkt dat het klopt.
Je IT-partner kan je domeinnaam zo instellen dat zulke nepmails bij je klanten in de spam belanden of helemaal niet aankomen. Dat klinkt technisch, maar het is een eenmalig klusje dat je daarna nooit meer hoeft te doen.
3. Spreek af dat je rekeningnummer nooit per mail verandert
Ook met goede beveiliging kan het een keer misgaan. Zorg er daarom voor dat een vals mailtje geen kans krijgt. Zet op je facturen en in je offertes dat jullie rekeningnummer nooit per e-mail wijzigt. Dan weet je klant dat hij moet opletten als hij toch zo’n mail krijgt.
Andersom geldt hetzelfde. Stuurt een leverancier ineens een nieuw rekeningnummer? Bel dan eerst even op het nummer dat je al had. Eén telefoontje van een minuut kan je duizenden euro’s besparen.
4. Let op de stille signalen
Een oplichter die in je mailbox zit, wil vooral niet opvallen. Hij leest rustig mee en wacht op het moment dat er een grote factuur de deur uitgaat. Daarom is het belangrijk om de kleine signalen te herkennen:
- een melding dat er is ingelogd vanaf een onbekende plek of apparaat
- mails die verdwenen zijn of al gelezen lijken terwijl jij ze niet hebt geopend
- een klant die belt met de vraag of die mail met het nieuwe rekeningnummer wel klopt
Hackers zetten ook vaak ongemerkt een regel aan die je mails doorstuurt naar een eigen adres. Een goede IT-partner houdt dit soort signalen voor je in de gaten, zodat je het merkt voordat er geld verdwijnt.
5. Weet wat je doet als het toch gebeurt
Gaat het toch mis, dan telt elk uur. Dit is de volgorde:
- Bel direct de bank, en laat je klant hetzelfde doen. Hoe sneller, hoe groter de kans dat het geld nog tegengehouden kan worden.
- Laat je IT-partner de mailbox dichtzetten en uitzoeken wat er is meegelezen.
- Waarschuw je klanten dat er valse mails in omloop kunnen zijn.
- Doe aangifte bij de politie.
- Lopen je klanten risico doordat hun gegevens zijn ingezien? Dan meld je dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Zet dit op één A4’tje, met de telefoonnummers erbij. Dan hoef je er op het moment zelf niet over na te denken. Meer over wat je verder geregeld moet hebben, lees je in AVG en cybersecurity: wat moet je echt geregeld hebben.
Veelgestelde vragen
Ben ik aansprakelijk als mijn klant aan een oplichter betaalt?
Dat kan. In de zaak bij het hof moest het bedrijf de helft van de schade betalen, omdat het niet kon laten zien dat de mail goed beveiligd was. Met tweestapsverificatie en een vaste afspraak over je rekeningnummer sta je een stuk sterker. Heb je een concreet geval, vraag dan juridisch advies.
Hoe herken ik een vals betaalverzoek?
Let op een gewijzigd rekeningnummer, haast (“graag vandaag nog betalen”) en een afzender die net iets anders is dan normaal. Twijfel je, bel dan op een nummer dat je al kende. Meer voorbeelden vind je in ons blog phishing herkennen in 2026.
Krijg ik mijn geld terug?
Soms. Als de bank snel genoeg is, kan een betaling nog worden tegengehouden. Is het geld eenmaal doorgesluisd, dan is de kans klein. Daarom is voorkomen zoveel beter dan genezen.
Tot slot
Factuurfraude voorkom je niet met één dure oplossing, maar met een paar slimme afspraken en de juiste instellingen. Daarmee bescherm je je klanten, je geld en je naam. En als het er ooit op aankomt, kun je laten zien dat je het goed geregeld had.
Benieuwd hoe jouw bedrijf ervoor staat? Doe de gratis calamiteiten scan, of kom een bakje koffie drinken bij ons in Geldermalsen. Lees ook hoe we werken voor accountants, consultancy en autobedrijven.
